Bei Persoplan zu arbeiten ist ebenso spannend wie anspruchsvoll...

Für unseren Kunden in Marburg suchen wir Sie...

Persönliche und fachliche Voraussetzungen

• abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Berufserfahrung von Vorteil
• gute Kenntnisse in MS-Office und SAP

Das Aufgabengebiet umfasst im Wesentlichen

• Überwachung der Auftragsplatzierung per Mail, Telefon, Fax & EDI Schnittstellen und anschließende Zuordnung an die entsprechenden Teammitglieder
• Prüfung und Pflege der Kundenstammdaten und zugeordneter Zahlungskonditionen, Preise und Kreditlimits in Abstimmung mit Treasury und Finance
• Prüfung der Materialverfügbarkeit z.B. Bestand
• Abwicklung des gesamten Prozesses von der Eingabe und Pflege der eingehenden Aufträge in Systemen (z.B. SAP) bis hin zur Fakturierung (OTC), ggf. Auftragsklärung mit dem Kunden
• Chargenreservierung, ggf. unter Berücksichtigung der gewünschten Titerwerte
• Erstellung von Auftragsbestätigung und Rechnung, ggf. manueller Versand
• Auftragstracking und Kundenaustausch bei Abweichungen oder Lieferproblemen
• Beauftragung von eiligen Lieferungen über externe Kurierdienste
• Aufarbeitung der Notfalllieferungen (außerhalb der Bürozeiten) durch externen Partner z.B. Auftragserfassung in SAP
• Mengenverwaltung bei Lieferengpässen sowie Vereinbarung mit ausgewählten Kunden zur Abnahme von Ware mit kurzer Haltbarkeit
• Austausch von Informationen zwecks Engpass-Management mit Quality, Logistics & Supply und Ableitung sowie Durchführung von Maßnahmen zur Sicherstellung der Patientenversorgung
• Überprüfung auf vollständige Bearbeitung aller Aufträge
• Überprüfung von Zahlungskonditionen, Preisen und Kreditlimits in Koordination mit Finance
• Überprüfung der gelagerten Ware auf z.B. Haltbarkeit und ggf. Veranlassen des Austauschs zu entsprechenden Stichtagen
• Koordination von Audits und Inventuren in Zusammenarbeit mit dem Außendienst z.B. Termine, Bestandslisten
• Durchführung der Abrechnung an den Kunden und Erfassung von Nachbestellungen im System (z.B. SAP)
• Bearbeitung von ersten Eskalationen bei Lieferschwierigkeiten z.B. Transportnachverfolgung, Absprache mit externen Logistikpartnern
• Eingabe und Pflege im System von Daten (z.B. Kunden-, Warengruppen) zur Sicherstellung der Einhaltung von Security Richtlinien
• Betreuung von zugewiesenen Key Accounts (z.B. Chargenreservierung, Tracking der bestellten Mengen)
• Beantwortung von nichtwissenschaftlichen Kundenanfragen z.B. Liefertermine, Preise, Verfügbarkeit
• Erstellung von allgemeinen Dokumenten (z.B. Kundenanschreiben)
• Abwicklung von Kundenreklamation sowie dessen Dokumentation inkl. Koordination entsprechender Ersatzlieferung, finanzielle Abwicklung in Abstimmung mit Finance sowie Analyse der internen Fehlerursache und Mitarbeit bei daraus resultierenden Verbesserungsprozessen
• Abwicklung von Retouren entsprechend Prozessbeschreibung (z.B. SOP) inkl. Rückholung der Produkte vom Kunden und Prüfung des Wareneingangs, Veranlassung der Gutschrift oder Ersatzlieferungen sowie Steuerung des internen Prozesses z.B. Kommunikation mit beteiligten Abteilungen
• Überwachung der monatlichen Zahlungseingänge und der Bestellungen sowie Erstellung des monatlichen Berichts zur Weiterleitung an entsprechende Abteilungen (z.B. Finance)
• Erstellung einer Entscheidungsvorlage, ob und welche Kunden gemahnt werden sollen sowie Abstimmung mit Controlling und Finance und anschließende Veranlassung der Mahnung
• Erstellung und Aufbereitung von Statistiken, Erarbeitung von KPIs für das Management der Rezeptabrechnung
• Anlage und Pflege von Kunden- und Materialstammdaten sowie zusätzlichen Hinweistexten im System, z.B. SAP
• Legitimationsüberprüfung von Kunden über die Bezugsberechtigung gem. Arzneimittelgesetz
• Erstellung und Pflege von Ablauf- und Prozessbeschreibungen in Absprache mit dem Vorgesetzten
• Mitarbeit bei Produkteinführungen bzw. -wechseln z.B. Erfassung neuer Artikelnummern in SAP, ggf. Kommunikation mit externen Stellen
• Fachliche Mitarbeit in lokalen und globalen Projekten
• Mitarbeit bei internen und externen Audits
• Ansprechpartner für Produktmanager hinsichtlich Demo Materialien
• Homeoffice nach Absprache möglich 

Unser Angebot:

Bei uns erhalten Sie die Gelegenheit, Bestandteil eines erfolgreichen Unternehmens zu werden. Eine teamorientierte Arbeitsatmosphäre und der respektvolle Umgang miteinander liegen uns sehr am Herzen.

Wir bieten Ihnen:

• leistungsgerechte Bezahlung laut Tarifvertrag GVP/DGB
• gute Sozialleistungen inkl. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• einen etablierten und leistungsstarken Arbeitgeber aus Ihrer Region
• Chance auf Übernahme beim Kundenunternehmen
• interessante und verantwortungsvolle Aufgaben in einer hochleistungsfähigen Unternehmensgruppe, bei dem Sie durch Ihren Einsatz den Erfolg mitbestimmen
• ein faires und angenehmes Arbeitsklima in einem engagierten Team, bei dem kooperatives Miteinander und offene Kommunikation die Basis für den gemeinsamen Erfolg bilden